上市财务总监写给所有的同行的话：写多一张记账凭证

本文作者有着丰富的财务管理经验，在上市公司做过财务总监，文章以他的工作经历讲述了会计当初最平常的一个基础问题，提出自己的思考和观点，值得引起大家的思考。
这件事发生在我刚刚参加工作的第一周：
我第一个会计岗位是材料成本会计，工作内容是定期到材料仓库收取出入库单据，整理入账、办理货款结算，登记存货二级分类账、应付账款明细账等等。
刚一工作，我就发现那里有一个奇怪的财务手续安排：仓单、发票单据收齐后，不直接安排付款的，填制转账凭证，登记应付账款、存货，这符合正常要求，不怪；直接付款的，也要先做一张转账凭证登记应付账款、存货，同时再做一份付款凭证登记应付账款、银行存款。这就奇怪了。
这不是写多了一份记账凭证吗？上学时考试时、会计教材的示例会计分录，直接付款采购业务都是要求直接编制一个付款凭证，借：存货，贷：银行存款。难道这里的会计安排错了？难道是他们故意多写一张凭证自己给自己找事做？
看到这一工作方式，我当时是满腹疑惑。但是，因为刚刚参加工作不敢莽撞，因为相信别人都不是傻瓜，自己就没有傻瓜一样直接去提问，而是惦记在心里。又过两天，一个供应商交来对账单要求对账，我一处理，立刻明白了多写一张转账凭证的安排，有多么实用，多么英明！
因为不论是直接付款，还是延后付款，全部采购入账事项都在应付账款户头登记过，所有付款都是从应付账款户头付出的，应付账款账页直接就是对账单，不需要做任何整理。如果不是这样，如果按照教材去工作，直接付款的事项在现金、银行存款户头去查找，不直接付款的事项通过应付账款来查，整理对账单就会是一件非常麻烦、费时的工作。
平时的举手之劳，多写一张凭证，却避免了一项麻烦的数据整理工作，这还不是英明，什么是英明？
进一步思考后，我理解这一安排有以下好处：
1、保持应付账款信息的完整性，方便对账，避免对账数据整理工作量；
2、保证单据处理手续的统一性：延后付款的，记账凭证后边主要是仓库单据、发票；如果直接付款的用一张凭证处理，除了仓库单据、发票外，支票、付款申请单也要附在凭证后边。分开两张凭证处理，则所有转账凭证后边的附件是统一的，所有付款凭证后的附件也是统一的。
也曾思考过：多写一张记账凭证违反会计原则吗？我的结论是不违反：一位哲人说过：人不能两次踏进同一条河，因为时空、水是时刻变化的；货物总是先进仓，再付款的，有严格意义上的立即付款采购事项吗？没有！所以，所谓直接付款，只是挂账的时间短而已，这一环节是客观存在的，转账凭证是客观记载了入库这样一个环节，一点也不多。
通过这件事，在以后更长的工作经历里，我逐渐体会和总结出更多关于结算账户使用的原则和体会：
1、记账是为了用账，不是为了记账而记账。账簿的数据应该方便使用，账簿要为日常工作归集所需要的数据、信息。
2、保持完整性是结算账户使用的重要原则。比如针对某一供应商，根据付款时的状态，分别登记预付账款、应付账款虽然可以准确反映款项的发生性质，但是这样会让结算信息分阶段分散反映在多个账户中，也是违反了结算信息完整性的，因此，在实际工作中，预付款时我是直接登记到应付账款借方的。
3、合理分拆单据，让单据反映的内容更单一，让后附单据、手续更统一，往往比混合、汇总编写记账凭证更划算。
……
以上这些，具体去说是一个会计工作方法。但是，推广去想，却与许多道理相通。生活中，少与多，简与繁，永远都是矛盾的统一体。很多时候，追求简单，得到的结果却是繁琐，前边的投入少，后边的麻烦就多。比如，活动前的准备工作做少了，活动中的麻烦就会多；月初的工作不及时解决，月末就会忙得手忙脚乱。工作中，不要有怕麻烦的想法，你今天多做了一些看似麻烦的事，将来就可以少一些麻烦。
工作如此，人生何尝不是一样的道理。年轻时多一些努力、多一些积累，才可能多一份实力、少一份障碍，人生的路才能越走越宽，越走越踏实。反之，幻想不劳而获，幻想投机取巧可以成功，看是捷径，其实是悬崖绝壁。人生没有捷径，脚下铺垫有足够高，你的高度才会自然显现出来。