1.提高思想觉悟
(1)提高有关单位的重视程度及人员素质，要从根本上解决资料存在的问题，提高对资料的重视程度，就应派专人负责资料的管理和跟踪。
(2)提高专业技术人员的业务水平，采取“持证上岗”的制度，定期派人参加培训及学习规范。

(3)经过培训学习，使资料员明确表格的填写要求及方法，从而有效地减少工作中的失误，提高工作效率。

2.格式统一
统一要求按要求使用《建筑工程竣工验收技术资料统一用表》，熟练掌握工程项目资料表格内容的填写、编制等。
3.及时有效
(1)资料应及时形成，反映施工现场真实情况对于现场资料、检查记录，要在施工前就准备好, 现场填写施工日期、实测数据等并在现场签认，及时提交，避免拖延时间过长造成忘记等问题。
(2)养成资料复核的习惯，及时查漏补缺，消除错漏，对施工资料进行完善，使其能反映施工现场真实情况。
4.加强原材控制
(1)加强过程控制原材料进场时，就要要求供货单位提供相应的产品合格证，且内容必须齐全、不得漏写或随意修改，尽量使用原件，若为复印件还应注明原件存放处，加盖原件存放处公章及经办人签名，并注明日期(注意合格证填写内容应与检测报告的内容相符)。
(2)应及时向厂家索取有28 d龄期检测数据的水泥出厂合格证。
5.认真填写验收记录
(1)检验批由施工单位项目专业质量检查员组织专业工长、班组长等有关人员，按施工规程进行检查、评定并签字，交监理单位或建设单位验收，监理单位的专业监理工程师或建设单位的专业负责人审查后，同意项在验收结论填写“同意验收”，并签字。
(2)监理单位监理人员逐项验收，同意项在验收记录栏填写“合格或符合要求”;分项工程质量验收记录是在检验批验收合格的基础上进行是归纳整理的作用，是一个统计表。
(3)分项工程质量验收记录填写时，可检查检验批是否齐全;分部(子分部)工程质量验收记录是对分项验收记录的统计，要经过各责任主体签章确认。
(4)隐蔽工程验收记录填写要及时，不得后补，并能反映工程实际情况，它是作为日后合理使用、维护、改造、扩建的重要技术资料。有关单位应给予重视。
6.对材料加强控制
(1)按要求进行材料送检送检，人员要对规范进行学习，并严格执行规范要求。
(2)对送检数量不足或未按规范要求送检等问题采取补救措施。
(3)混凝土试块送检不足，可用回弹法检测混凝土的强度，从其检测的结果作为评定的依据;砂浆试件缺乏代表性或试件数量不足，可用贯入法检测砂浆抗压强度。